Nye regler om offentlige anskaffelser trådte i kraft 1. januar 2017. Endringene har betydning både for bedrifter som inngir tilbud i konkurranser om offentlige anskaffelser, og for oppdragsgivere som skal utlyse slike konkurranser.
Selv om hovedtrekkene fra tidligere regelverk gjenkjennes i de nye reglene, er det en rekke endringer som involverte parter bør være oppmerksomme på. Dette omfatter blant annet:
- Nasjonal terskelverdi er øket fra kr 500.000 eks. mva. til kr 1,1 millioner eks. mva.
- Nytt europeisk egenerklæringsskjema skal forenkle dokumentasjonen fra leverandører, og er obligatorisk for anskaffelser over EØS-terskelverdi
- Nye anskaffelsesprosedyrer er innført i forskriftens del II, med større muligheter for oppdragsgiver til dialog og forhandlinger med leverandører – forhandlingsforbudet opphevet
- KOFA har fått tilbake muligheten til å idømme overtredelsesgebyr
Hovedformålet med endringene har vært å forenkle og øke brukervennligheten av reglene om offentlige anskaffelser, samtidig som endringene gjennomfører tre EU-direktiver om offentlige anskaffelser som også har forenkling og økt fleksibilitet som viktige formål.
Det nye regelverket omfatter blant annet ny anskaffelseslov og ny anskaffelsesforskrift, som erstatter tidligere lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det er også nye forskrifter bl.a. innenfor forsyningssektoren og konsesjonskontrakter.
De nye reglene gjelder for anskaffelser kunngjort etter 1. januar 2017, og, i tilfeller hvor anskaffelsen ikke er kunngjort, planlagte anskaffelser hvor oppdragsgiveren etter 1. januar 2017 har sendt ut forespørsel til en eller flere leverandører om å melde interesse/inngi tilbud. Enkelte av de nye reglene har egne avvikende overgangsregler.
Noen av endringene i anskaffelsesloven:
Som i tidligere lov finner man i anskaffelsesloven overordnede hovedregler som gjelder i alle anskaffelser omfattet av lovens anvendelsesområde. Bestemmelsen om grunnleggende prinsipper i anskaffelsesretten videreføres nå i forkortet form i § 4, og bestemmer at oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
KOFA har nå fått tilbake muligheten til å idømme overtredelsesgebyr mot oppdragsgiveren ved ulovlige direkte anskaffelser, jf. ny lovs § 12. Formålet er å styrke den reelle håndhevelsen mot ulovlige direkte anskaffelser.
Ny § 5 skal fremme hensyn til miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn. Mer konkret gir bestemmelsen bl.a. hjemmel for nye forskriftsregler om begrensning av antall ledd i leverandørkjeden, innenfor bransjer med særlige utfordringer knyttet til arbeidslivskriminalitet. Dette er gjennomført i anskaffelsesforskriften § 8-13 for anskaffelser i del II med anslått verdi over visse beløp, og i § 19-3 for alle anskaffelser i del III. Oppdragsgiver skal da som hovedregel stille krav om at leverandører som skal utføre bygge- og anleggsarbeider eller visse renholdstjenester kan ha maksimalt to ledd under seg i leverandørkjeden.
I lovens § 7 er det innført en ny regel om at oppdragsgivere skal stille krav om bruk av lærlinger hos leverandørene. Kravet gjelder i bransjer hvor det er særlig behov for læreplasser, og regelens innhold utdypes nærmere i forskrift.
Noen av endringene i anskaffelsesforskriften:
Anskaffelsesforskriften er fortsatt delt inn slik at del I gjelder alle offentlige anskaffelser innenfor anvendelsesområdet, mens del II gjelder anskaffelser fra den nasjonale terskelverdien og opp til EØS-terskelverdiene, og del III gjelder anskaffelser som overstiger EØS-terskelverdiene. Terskelverdien for at anskaffelsesforskriften og anskaffelsesloven i det hele tatt skal gjelde, er kr 100.000 eks. mva. Ny del IV i forskriften gjelder anskaffelser av helse- og sosialtjenester, mens del V gjelder plan- og designkonkurranser.
Forskriftens del II er strukturert på ny måte som skal være enklere og mer logisk, med kun fire kapitler, i en rekkefølge som følger kronologien i anskaffelsesprosessen. Mange små og mellomstore leverandører deltar særlig i konkurranser som omfattes av del II, og det har vært et formål med endringene at nettopp disse reglene skal bli mer brukervennlige og gi mindre administrasjonsarbeid for leverandører og oppdragsgivere.
En viktig og merkbar endring er at den nasjonale terskelverdien er øket fra kr 500.000 eks. mva. til kr 1,1 millioner eks. mva. Anskaffelser med anslått verdi lik eller over den nasjonale terskelverdien, men under EØS-terskelverdiene, må som hovedregel følge reglene i forskriften del II, med mer detaljerte prosedyreregler. Dette betyr at anskaffelser med en anslått verdi under kr 1,1 millioner eks. mva. vil være regulert kun av de generelle reglene anskaffelsesloven og i forskriftens del I, bl.a. slik at det ikke er plikt til at disse anskaffelsene kunngjøres i Doffin.
Hvordan anskaffelsens anslåtte verdi skal beregnes, følger av forskriften § 5-4 og utfyllende praksis. Mange anskaffelser som tidligere klart var omfattet av forskriftens del II vil nå kunne være i grenseland mellom del I og del II, noe som gjør at reglene om fastsettelsen av anskaffelsens anslåtte verdi kan bli enn mer viktige. Dette kan eksempelvis ha betydning for en potensiell leverandør som mener oppdragsgiver har beregnet anslått verdi feil, og at konkurransen skulle vært kunngjort.
Vedrørende kvalifikasjonskrav er det endringer som skal forenkle og presisere reglene. Praktisk viktig er bl.a. at man i del III har fått egne bestemmelser som presiserer hvilke krav man kan stille når leverandøren støtter seg på underleverandører for å bli kvalifisert og når leverandører deltar i en konkurranse i fellesskap.
Reglene om tildelingskriterier er også endret. Bl.a. er det nå i del II bestemt at oppdragsgiver har lov til å benytte det samme vurderingstemaet både som kvalifikasjonskrav og tildelingskriterium. Bestemmelsen gir klarere regler hvor det tidligere har vært uklarhet, og større valgfrihet for oppdragsgiver. Det er en forutsetning at det aktuelle vurderingstemaet har nødvendig tilknytning til leveransen.
Dokumentasjonskravene som leverandørene må oppfylle for å vise at de oppfyller kvalifikasjonskrav mv., er ment å forenkles betydelig i det nye regelverket. Det er innført et nytt europeisk egenerklæringsskjema (ESPD) som er obligatorisk å benytte ved anskaffelser i del III, og som oppdragsgiver kan velge at skal brukes ved anskaffelser i del II. Erklæringen fungerer som et midlertidig bevis på at leverandøren oppfyller bl.a. kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver skal deretter kreve fullstendig dokumentasjon fra den leverandøren som blir valgt, men kan også kontrollere alle leverandørene i visse tilfeller. Bruken av skjemaet skal medføre en forenkling av arbeidet for alle parter. Brukerveiledning finnes på www.anskaffelser.no.
Det er innført nye regler om bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler mellom oppdragsgiver og leverandører, herunder krav om obligatorisk elektronisk tilbudsinnlevering. Etter forskriften skal krav om bruk av elektronisk kommunikasjon innføres etappevis, og skal være fullt iverksatt 1. juli 2018. Allerede før dette vil reglene tre i kraft bl.a. for innkjøpssentraler og statlige myndigheter, og leverandørene må således være oppmerksomme på hva slags innleveringsmetode som kreves i hver enkelt konkurranse.
Den nye anskaffelsesforskriften medfører viktige endringer i prosedyreformene. Herunder er det i del III innført en helt ny prosedyreform kalt \»innovasjonspartnerskap\», som skal kunne brukes for å \»utvikle og anskaffe innovative varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider\» (§ 13-1 (3)).
Under del II er det nå bare to mulige anskaffelsesprosedyrer; åpen eller begrenset tilbudskonkurranse. Dette er nye prosedyrer som kan sees som en sammenslåing av de tidligere konkurranseformene anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling. Det tidligere \»forhandlingsforbudet\» i del II er opphevet, slik at det nå tvert imot er tillatt for oppdragsgiver å ha dialog med leverandørene etter tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver kan vente til etter at tilbudsfristen er løpt ut med å bestemme seg for om man ønsker å avklare og/eller forhandle med en eller flere tilbydere.
De nye prosedyrene gir dermed oppdragsgiver større grad av valgmuligheter og fleksibilitet. Formålet er knyttet til hovedformålet om effektiv bruk av samfunnets ressurser, med den tanke at man i større grad kan oppnå gode anskaffelser dersom oppdragsgiver får forhandle og opptre mer som en privat aktør. Det stilles fortsatt krav til likebehandling mellom leverandørene under avklaringene/forhandlingene.
Endringen fra forhandlingsforbud til store muligheter for dialog, er en betydelig endring som man nok først vil se virkningene av etter hvert som de nye prosedyrene tas i bruk. De nye reglene gir mindre grad av forutberegnelighet for leverandørene, noe som mange aktører på leverandørsiden stilte seg kritiske til under høringen av de nye reglene. Dette vil igjen kunne gi reglene om de grunnleggende prinsipper i anskaffelsesretten, herunder kravet om likebehandling, større betydning i praksis.
Kontakt Oda K. Gravås eller Bjørn Rener-Larsen for mer informasjon om reglene om offentlige anskaffelser.